A gestão de processos operacionais é uma forma eficiente de melhorar o desempenho de uma empresa e contribuir para o alcance de maiores ganhos. Além disso, trata-se de uma forma de otimizar as funções, gerar mais vantagem competitiva e se destacar no mercado.

Nesse sentido, as empresas inteligentes que desejam se manter firmes precisam investir na criação de processos bem definidos, tanto a pequeno, médio e longo prazo. Caso contrário, podem sofrer com graves prejuízos financeiros e até mesmo chegar à falência.

Pensando nisso, o objetivo deste artigo é apresentar algumas dicas de como otimizar os processos operacionais e qual é a importância desse medida. Acompanhe a leitura!

O que é a gestão de processos operacionais?

Trata-se de uma metodologia de gerenciamento das operações de uma empresa levando em consideração uma visão mais ampla e sistêmica de todo o empreendimento. Esse mecanismo ajuda a fazer o alinhamento dos fluxos de trabalho de vários departamentos, ao mesmo tempo em que integra as atividades em um todo.

Nesse sentido, é importante promover um direcionamento de forma a facilitar as práticas de trabalho, melhorar a produtividade da equipe, aproveitar melhor o tempo, ter maior precisão ao tomar decisões, manter a eficiência e diminuir os custos. Afinal, processos desorganizados são confusos, geram mais despesas e materiais, além de não apresentarem resultados tão satisfatórios.

Quais são os principais processos operacionais?

Você vai conhecer, a seguir, os processos operacionais que demandam gastos e podem provocar grande aumento nas despesas.

Grandes estoques

Manter um estoque que armazena muitas mercadorias pode trazer uma aparente economia de tempo e de dinheiro e uma otimização das operações logísticas. Entretanto, nem sempre é uma boa ideia.

Há o fator sazonalidade das vendas, que provoca uma queda e baixa procura de determinadas mercadorias, conforme a época do ano. Além disso, pode ser que o interesse dos consumidores em adquirir esse produto vá diminuindo ao longo do tempo — devido ao lançamento de produtos mais modernos, por exemplo.

Desse modo, o produto que foi adquirido e permanece armazenado pode se deteriorar, perder a validade ou ficar encalhado no depósito. Nesse sentido, o investimento feito para comprar esses itens perante os fornecedores pode não compensar e não valer a pena, por trazer verdadeiros prejuízos.

Manutenção de equipamentos

Os equipamentos necessários para manter as atividades da empresa nem sempre são baratos. Da mesma forma, eles exigem uma manutenção constante a fim de continuarem executando as suas funções da melhor maneira possível.

Falta de produtividade

A desmotivação dos colaboradores e a falta de um planejamento adequado e que corresponda de fato à realidade da empresa pode se tornar um verdadeiro empecilho para o desenvolvimento da empresa e levar à baixa produtividade de toda a equipe. Como consequência, é possível que a empresa amargue poucos ganhos e até mesmo prejuízos financeiros.

Como otimizar os processos operacionais?

Vamos apontar as principais vantagens de otimizar esses processos dentro da empresa. Confira.

1. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia virou uma grande aliada para uma empresa. Graças aos mecanismos otimizados, como os softwares, se tornou possível simplificar a maioria das tarefas rotineiras e produzir mais em menos tempo.

Desse modo, ficou viável automatizar tarefas burocráticas, analisar os erros com maior exatidão, consultar documentos etc. Nesse sentido, os colaboradores perdem menos tempo e podem se dedicar às demais funções que exigem mais concentração e raciocínio.

O ideal é contar com os benefícios de um EPR moderno e bem estruturado, que tenha a capacidade de integrar os setores e acompanhar a dinâmica das atividades.

2. Realize consultorias de gestão

A consultoria de gestão é uma estratégia que busca novas soluções para os problemas existentes e amplia os resultados operacionais.

Esse serviço proporciona meios para os gestores terem uma noção mais panorâmica sobre os processos, conhecer aqueles mais custosos ou que não apresentam um bom desempenho. Em seguida, fica mais fácil aperfeiçoar os que podem ser melhorados, otimizar a performance deles e eliminar gastos desnecessários.

3. Adote melhorias na comunicação

A interação entre equipe e clientes é um requisito essencial para as empresas. Afinal, o desempenho das organizações depende da comunicação direta e imediata entre as partes. Por isso, uma conversa fraca e demorada se torna um obstáculo, afinal, o diálogo fica truncado, há confusão nas instruções passadas e demora na conclusão das tarefas.

Nesse sentido, além de investir em softwares que otimizam o diálogo, é importante utilizar canais de comunicação diretos com os clientes para entender melhor o perfil desse público, as suas necessidades e desejos.

Não se esqueça também de ouvir a opinião da equipe e de demais profissionais que têm experiência no assunto. Afinal, ninguém melhor do que um especialista para dar dicas valiosas (tanto sugestões quanto críticas) sobre como melhorar as operações.

4. Acompanhe os resultados

Observar a produção de forma mais detalhista e com frequência permite levantar dados e tendências atualizadas, realistas e bastante relevantes sobre o negócio e o mercado. Até porque, nada melhor do que avaliar a performance do negócio para compreender o que precisa ser mudado e aprimorado.

Nesse sentido, é recomendado escolher um sistema de acompanhamento de produção (Key Performance Indicator específico ou Indicadores-Chave de Desempenho), ou seja, um indicador que consiga medir o desempenho de alguns tipos de sistemas, como lucratividade e faturamento, taxa de inadimplência etc.

5. Faça a documentação dos processos

Mapear e documentar os processos ajuda tornar a rotina da empresa mais dinâmica. Esse procedimento significa tornar o conhecimento acessível para todos os funcionários. Essa medida é importante para que o trabalho continue a fluir de forma ativa e livre, além de evitar lentidão na conclusão das tarefas, prejuízos e demais dores de cabeça.

Essa estratégia também é uma forma de registrar o conhecimento e manter o know-how de uma empresa. Assim, os gestores têm a certeza de que nenhuma informação ou dado será perdido ou ignorado.

Investir no aperfeiçoamento dos processos operacionais é a melhor solução para alcançar resultados mais promissores e otimizar a rotina das atividades, fazendo com que a empresa consiga agregar valor e se destacar em meio aos concorrentes. Portanto, não perca mais tempo e comece a prestar mais atenção nessa estratégia.

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