Hoje em dia, a informação é o recurso mais valioso para qualquer profissional e empresa. Especialmente se você pretende se destacar em relação aos concorrentes. Mas não basta apenas acumular dados aleatórios e esperar que eles comecem a fazer sentido. Você precisa promover uma boa gestão do conhecimento nas organizações se quiser que toda essa informação se torne um recurso útil.

Talvez você não esteja tão familiarizado com o processo de gestão de conhecimento, já que é uma ideia relativamente recente e que ganhou destaque graças à maior presença da internet e outras tecnologias no dia a dia. Porém, essa gestão também tem se tornado algo indispensável para negócios que precisam se destacar da concorrência e otimizar suas atividades.

Para ajudar a entender melhor o assunto, vamos explicar o que é a gestão de conhecimento, listar os principais benefícios que ela traz e falar um pouco sobre como você pode usá-la para melhorar seu desempenho. Acompanhe.

O que é a gestão do conhecimento nas organizações?

A forma mais simples de explicar é dizer que a gestão de conhecimento é um conjunto de práticas usadas para utilizar as informações dentro da empresa de maneira mais inteligente e eficaz. Isso envolve melhores métodos para coletar, organizar, validar e distribuir todos os dados necessários para a tomada de decisões empresariais.

O princípio aqui é que todo o conhecimento que os colaboradores têm também é um recurso para o negócio. Sendo assim, ele pode ser aplicado de forma sistemática e estratégica para garantir seu melhor desempenho.

Todas essas práticas seguem uma mesma estratégia dentro do seu plano de negócio, ou seja, elas são desenvolvidas e alinhadas com um propósito específico dentro da empresa. Ele pode envolver desde o planejamento de vendas, captação de clientes até o desenvolvimento do seu produto ou serviço. O mais importante é sempre buscar amadurecer essas práticas para que você obtenha resultados mais consistentes ao longo do tempo.

Que vantagens ela traz para seu negócio?

Claro que, como qualquer estratégia empresarial, a gestão do conhecimento nas organizações não é feita sem pensar nos resultados. Veja aqui algumas das vantagens que ela pode proporcionar.

1. Padronização dos seus processos

À medida que um negócio cresce, é necessário manter bastante controle e consistência na forma como você realiza seu trabalho. Os clientes esperam um mesmo nível de qualidade do seu serviço, independentemente das pessoas envolvidas no processo. Para isso, o ideal é que todas as ações executadas sigam um mesmo padrão.

A gestão de conhecimento contribui bastante nesse aspecto, pois é possível uniformizar a distribuição de informações necessárias para a melhor execução de todas as tarefas da equipe. E como todos os profissionais envolvidos terão as mesmas referências, será mais fácil uniformizar processos globais, como o protocolo de atendimento.

2. Gerenciamento de tarefas mais eficiente

Outro aspecto importante da gestão do conhecimento nas organizações é a distribuição mais adequada dos seus recursos humanos. Em geral, esse cuidado envolve atribuir as tarefas aos indivíduos certos no momento certo, o que também demanda um conhecimento aprofundado sobre o estado da empresa, seu funcionamento e como ele pode ser aprimorado.

Em muitos casos, a distribuição incorreta de tarefas entre os seus colaboradores é o que torna certos processos mais difíceis. Mesmo que todos sejam altamente competentes em suas respectivas áreas, não poderão fazer muito caso sejam atribuídos a alguma tarefa que não envolva seu conjunto específico de habilidades.

3. Otimização da produtividade

Sempre há pequenos ajustes que podem ser feitos para melhorar a eficiência de sua equipe, ajudando todos a obter melhores resultados sem ter que dedicar mais tempo ou energia a todas as tarefas. E para encontrar esses ajustes, é necessário ter um entendimento aprofundado dos conhecimentos que sua equipe apresenta e como eles podem ser aplicados da melhor forma possível.

Em geral, diferentes profissionais dentro da mesma área sempre têm observações que podem ser relacionadas. E, ao trocarem suas análises, fica mais fácil encontrar pontos a serem aprimorados. Com uma boa gestão, esses feedbacks são trocados mais rapidamente e com um objetivo mais claro.

4. Corte de despesas desnecessárias

Da mesma forma que é possível produzir mais com a gestão do conhecimento nas organizações, também é mais fácil cortar custos que não geram valor. Em muitos desses casos, basta a observação de um de seus especialistas para apontar qual é a mudança em questão que precisa ser realizada.

Lembre-se de manter o olhar da sua equipe bem ativo, buscando pontos que precisam ser aprimorados e eliminando estágios desnecessários dos seus processos. Se você souber quais indivíduos detêm quais experiências ou especialidades, também será mais fácil apontar quem deve fazer essas avaliações.

5. Dados relevantes e atualizados

Por fim, mas não menos importante, ter uma boa gestão de conhecimento envolve sempre estar atualizado em relação às informações da sua equipe. Conheça os profissionais da sua base, quais são seus conhecimentos e como eles podem ser mais bem aplicados em suas estratégias. Se o seu trabalho de gestão for bem executado, você não deve ter dificuldades para encontrar as pessoas certas para cada tarefa.

Como você pode aplicar a gestão do conhecimento nas organizações?

Há várias formas de gerir o conhecimento da sua equipe dentro de uma empresa, mas todas começam com a coleta de informação. Saber quem tem quais formações, quais atividades costuma realizar no dia a dia e em que processos já teve experiência são dados vitais para facilitar a execução de qualquer estratégia, inclusive melhorando o setor comercial.

É altamente recomendado utilizar uma ferramenta digital para auxiliar. Manter o controle de grandes quantidades de informação de forma manual é bem difícil, independentemente de sua dedicação. Ter recursos que ajudem a automatizar o processo facilita bastante o controle e organização desse conhecimento, além de sua aplicabilidade no seu planejamento.

Com todas essas informações, já é hora de você começar a fazer a gestão do conhecimento nas organizações. No médio e longo prazo, ter esses dados sobre seus colaboradores vai facilitar bastante sua atuação estratégica.

E se quiser mais algumas dicas sobre como prosseguir, veja nosso infográfico com as 6 mudanças na disponibilização de conteúdo.