A conquista de resultados positivos e o aumento de produtividade estão ligados diretamente à maneira como acontece o fluxo de informações na empresa. Afinal, quando a comunicação se dá de maneira coesa e integrada, há uma harmonia e equilíbrio que facilitam todo o processo de produção.

Da mesma forma, é importante haver troca de informações constante entre os diversos departamentos e níveis hierárquicos dentro da organização. Desse modo, existe um diálogo transparente, claro e eficiente entre toda a equipe.

Quer saber como otimizar os resultados dos seus negócios? Neste artigo, você vai conhecer o conceito de fluxo de informações na empresa, a importância desse mecanismo e como ele pode ser melhorado. Confira!

O que é o fluxo de informações na empresa?

O fluxo de informações pode consistir no processo em que o agente emissor, que ocupa um cargo de liderança, transmite uma ordem ou mensagem para a equipe, receptora da instrução. Trata-se de um típico exemplo de fluxo da informação simples, vertical e descendente.

Por outro lado, também é comum a emissão de feedbacks pelos funcionários com o objetivo de chegar até o líder. Trata-se de um procedimento de fluxo de informações vertical ascendente, ou seja, de baixo para cima.

Também é possível que aconteçam outros fluxos, como trocas horizontais e circulares entre os colaboradores que fazem parte da equipe ou entre os seus sócios, por exemplo. Em ambos os casos, não há uma classe de hierarquia entre os emissores e receptores.

Quais são as vantagens de manter um bom fluxo de informação?

O surgimento de vários recursos tecnológicos possibilitou a criação de ferramentas tecnológicas que permitem um direcionamento do fluxo de informações mais transparente, eficiente e claro.

Conheça, a seguir, as vantagens de investir nisso.

Otimiza o tempo da equipe

Um fluxo constante de informações relevantes e necessárias tem a capacidade de manter os colaboradores focados em cumprir as metas que foram propostas pela empresa e evita a dispersão e maiores perdas de tempo em encontros e reuniões presenciais. Além disso, esse mecanismo melhora a comunicação, diminui as distâncias e permite a tomada de decisões mais rapidamente.

Fomenta as ideias

A criação de sites e páginas de blogs corporativos é uma boa alternativa ao uso de documentos físicos. Trata-se de uma boa ideia para que os funcionários possam consultar as informações que ficam reunidas em um só lugar. 

Da mesma forma, eles podem compartilhar conteúdos e dar a opinião sobre ideias e projetos que vão sendo criados e desenvolvidos, o que é uma maneira de estimular a criatividade e incentivar o trabalho.

Além disso, o fluxo de informações permite uma interação maior entre a equipe, que pode se reunir para trocar sugestões e críticas construtivas, buscando soluções em conjunto.

Redução dos gastos

O fluxo de informações reduz os gastos. Afinal, a implementação de mecanismos tecnológicos diminui o trabalho manual e permite a execução das tarefas de maneira otimizada, além de proporcionar a atualização das informações praticamente em tempo real e deixar as pessoas conectadas por mais tempo.

Nesse sentido, os softwares têm muita utilidade. Eles fornecem recursos muito úteis, como chats que permitem a comunicação interna entre a equipe, além de fóruns e intranet. Desse modo, se torna mais simples e fácil manter um diálogo rápido com todos os funcionários — e uma economia nos gastos com telefones, celulares etc.

Aumento da produtividade

O comprometimento gera eficiência entre a equipe. Desse modo, a prática recomendada é manter os funcionários informados sobre os processos que estão acontecendo na empresa. 

Trata-se de uma forma de auxiliar a comunicação e de demonstrar que se valoriza e respeita a equipe, uma vez que os colaboradores estão inseridos nas decisões da companhia. Com isso, há mais motivação para o trabalho e uma produtividade maior.

Como melhorar o fluxo de informações nas organizações?

Confira algumas dicas que auxiliam a melhorar o processo de fluxo de informações nas corporações.

Crie feedbacks construtivos

A existência de um processo vertical e simplificado torna o ambiente empresarial mais simplificado, facilitando o diálogo e a transmissão de todas as informações que devem ser repassadas. Trata-se de um meio conveniente para transmitir feedbacks e auxiliar no crescimento dos profissionais.

Faça uso de uma ferramenta automatizada

A tecnologia é uma excelente aliada nos processos de comunicação e transmissão de informações dentro das organizações. Estamos falando não somente de e-mails, chats e fóruns internos que contribuem para uma melhor conversação, mas também de softwares de comunicação que aumentam a acessibilidade e potencializam o diálogo.

Mapeie os processos

Tão importante quanto otimizar o fluxo de informações é mapear os processos e conhecer o desempenho de comunicação da empresa — a maneira como ela funciona no momento atual. 

Desse modo, o essencial é ter uma visão ampla sobre o ambiente em que se dá a transmissão e a interpretação das informações, entender como ele funciona e identificar as falhas e gargalos, fazendo um mapeamento de todos os processos.

Prepare a equipe para a utilização de novos processos

A instrução adequada de toda a equipe é um dos fatores fundamentais para que se consiga obter bons resultados. Além disso, a adoção de ferramentas tecnológicas exige o preparo dos colaboradores nesse sentido. 

Por essa razão, é importante desenvolver um diálogo objetivo e aberto que tenha como intuito treinar os funcionários e mostrar o impacto positivo que essas mudanças vão trazer.

A gestão do fluxo de informações também envolve a capacitação dos colaboradores e deve demonstrar os objetivos e as conquistas que foram decorrentes dessas mudanças, além de contribuir para que a transição para novos processos possa se dar sem nenhum obstáculo ou grande problema.

Investir na otimização do fluxo de informações na empresa é a melhor forma de melhorar a comunicação, alcançar maiores resultados e obter mais lucratividade dentro de um ambiente corporativo. 

Para tanto, é extremamente recomendado utilizar uma ferramenta que tenha o potencial de centralizar e armazenar todo o conteúdo empresarial — e a NextPage é uma ótima opção!

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